Mechaniker sind keine Verwaltungsbeamten

Die Ingenieure des niederländischen Unternehmens Alfatech erstellen ein digitales Formular für jeden Sendemast des Telekommunikationsunternehmens Tele2, an dem sie arbeiten.

Der Planungsingenieur und der Kunde erhalten umgehend einen Zustellungsbericht per E-Mail. Somit spart Alfatech rund eine Stunde Verwaltungsaufwand pro Sendemast. Zusätzlich zu den Erfahrungsberichten arbeitet Alfatech auch mit digitalen Arbeitsplatz-Inspektionsformularen, die mehr als 100 Mal pro Jahr zur Anwendung kommen. Wie kann man das so einfach wie möglich für seine Kollegen machen?

Arbeitsplatzinspektion

Das erste digitale Formular, das Arno van Geldorp, Manager & Sicherheitskoordinator bei Alfatech, benutzt hat, war das Arbeitsplatz-Inspektionsformular. Das Formular wird mittlerweile von allen Abteilungen im Unternehmen verwendet: von Praktikanten, über Managern bis zu Direktoren. "Meine Kollegen sind begeistert von MoreApp," sagt Arno. "Das Ausfüllen eines Formulars fühlt sich jetzt nicht mehr so lästig an - es macht die Verwaltung von Arbeitsplatzinspektionen viel einfacher." Früher hat man das Arbeitsplatz-Inspektionsformular einige Male vergessen, aber nun kommen digitale Formulare bei jedem Mitarbeiter zum Einsatz.

Alfatech benutzt den Excel-Export für ihre Trendanalyse, um zu sehen, welche Werte bei einer Arbeitsplatzinspektion oft abweichen. So kann das Unternehmen schnell feststellen, ob Handlungsbedarf besteht.

Erfahrungsbericht

Für eine Tele2-Bestellung hat Alfatech das Formular REU (Remote Electronic Unit) erstellt. Dieses digitale Formular ist Inventar- und Lieferbericht in einem. Alfatech registriert dabei die Veränderungen an den Funktürmen an 650 Standorten. Somit spart das Unternehmen eine Stunde Arbeitsaufwand pro Standort, im Vergleich zur herkömmlichen Verwaltungsarbeit.

Bevor Alfatech die digitalen Formulare von MoreApp verwendete, war es Aufgabe des Planungsingenieurs, alle Informationen zu sammeln, nachdem die Arbeit abgeschlossen war. Es konnte Tage dauern, bis er alle Informationen beisammen hatte. Jetzt, wenn die Mechaniker den Standort verlassen, haben sowohl der Planungsingenieur, als auch der Kunde sofort den Erfahrungsbericht in ihrem Posteingang. Alfatech nutzt den Excel-Export, um die Materialkosten pro Standort zu berechnen. Darüber freut sich natürlich der Kunde, dass das Projekt kostengünstig realisiert werden konnte.

Weniger Verwaltung

Die Ingenieure, die das REU-Formular ausfüllen, sind sehr angetan von den digitalen Formularen. Arno erzählt: "Du lässt die Arbeiter eben genau das machen, worin sie gut sind. Denn Mechaniker sind nun mal keine Verwaltungsbeamte. Sie füllen die digitalen Formulare ganz einfach und leserlich aus, gehen direkt zur nächsten Aufgabe und müssen sich dann nicht mehr am Abend um Verwaltungsaufgaben kümmern."

Das Unternehmen Alftatech

Die niederländische Firma Alfatech existiert bereits seit 12,5 Jahren und hat sich auf Projekte im Bereich der Elektrotechnik und des Mobilfunks spezialisiert: zum Beispiel auf Funktürme von Tele2 und T-Mobile. Alfatech hat die Funktürme mit 4G-Mobilfunknetzen ausgerüstet. Diverse andere Geschäfte und Büros wie z.B. die des Luxushändlers "Louis Vuitton" oder auch des niederländischen Bankunternehmens "ABN-AMRO" wurden von Alfatech mit leistungsstarken Elektro- und Datennetzen ausgestattet. Sollte es einmal zu einem elektrischen Störfall in einem der Gebäude des niederländischen Verteidigungsministeriums kommen? Kein Problem, Alfatech hat die Lösung parat!

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