Die digitalen Inspektionsformulare bei der Feuerwehr in Den Haag

Zuvor überprüften Inspekteure Gebäude in der Region auf Brandschutz mithilfe eines Papierformulars. Im Anschluss mussten alle Informationen erneut im Büro in eine Word-Datei eingegeben werden. Bis Pieter Kruithof auf MoreApp aufmerksam wurde, um nun digitale Inspektionen durchzuführen. Mit MoreApp ist der Inspektionsprozess seitdem viel bequemer. Pieter: "Jetzt können wir unsere Berichte samt Fotos an Kunden senden."

Die Feuerwehr im niederländischen Den Haag führt jährlich mehr als 3.500 Gebäudeinspektionen durch. Dazu gehört die Überprüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und die Empfehlung, Sicherheitsrisiken zu reduzieren. Die Inspekteure der Risikomanagementabteilung besichtigen dazu die entsprechenden Gebäude je nach Risikofaktor. Zum Beispiel muss alle zwei Jahre ein Pflegeheim oder eine Kindertagesstätte, aber alle vier Jahre hingegen ein Bürogebäude ausführlich auf Brandschutz geprüft werden. Pieter hat das Inspektionsformular mit dem Online Form Builder selbst erstellt. Dieses Formular wird anschließend digital per App ausgefüllt. Die Software von MoreApp stellt zudem sicher, dass ein vorgefertigtes Schreiben mit dem entsprechenden Bericht an die zuständige Aufsichtsbehörde gesendet wird.

Fotos sagen mehr als ...

Inspekteur Rob Sloot zeigt, wie er ein digitales Inspektionsformular ausfüllt. Er öffnet zuerst MoreApp auf seinem iPad und wählt anschließend das digitale Formular. Nun gibt er die allgemeinen Informationen ein und prüft die Gefahrenpunkte. Wenn er einen Gefahrenpunkt erfasst z.B. eine Brandschutztür, die nicht ordnungsgemäß funktioniert, fügt er zwei Fotos hinzu, die das Problem genauer beschreiben. Dabei handelt es sich um ein Foto mit der genauen Position der Tür auf dem Grundriss des Gebäudes, als auch um ein Foto von der Tür selbst. Zuvor hatte er die Probleme immer nur beschrieben. Doch dadurch entstand Interpretationsspielraum und es war nicht immer jedem klar, was genau gemeint war. In diesem Fall sagen Fotos mehr als 1.000 Worte.

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Positive Reaktionen

Wie reagierten Kunden nun auf diese neuartige Form der Berichterstattung? Die Kunden waren mit dem digitalen Bericht, den sie anschließend erhielten, äußerst zufrieden. Sowohl die Feuerwehr, als auch der Kunde selbst mussten nun keine Formulare mehr ausdrucken. Die Abteilung der Feuerwehr konnte auf diesem Weg rund 30.000 Papierformulare pro Jahr einsparen. Der Beratungsbericht wurde auch per Mail versandt. Aus vielerlei Gründen ist der Kunde seither zufrieden: er erhält den Bericht nun viel schneller und es gibt weniger Diskussionen, da der Bericht aufgrund der zuvor beschriebenen Fotos viel klarer ist. Außerdem erkennt die Risikomanagementabteilung nun auch, dass Verbesserungspunkte zum Thema Sicherheitsrisiken schneller angegangen werden.

Warum nutzt die Feuerwehr von Den Haag digitale Inspektionsformulare? Mit einem digitalen Formular können Sie viel mehr als mit einem gängigen Papierformular machen: Kunden- und Objektinformationen werden automatisch importiert, wodurch Inspekteure keine bereits bekannten Informationen wiederholt eingeben müssen. Das steigert die Benutzerfreundlichkeit und gibt Nutzern zudem die Möglichkeit, Formulare selbst zu erstellen und zu verwalten und somit zeitsparend zu arbeiten. Das sind die größten Vorteile für die Mitarbeiter der Feuerwehr im niederländischen Den Haag.

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