Formularios de Inspección Digitales del Departamento de Bomberos de La Haya

Los inspectores verificaban la seguridad contra incendios en los edificios de la región con formularios en papel y, en la oficina, lo escribían en un archivo de Word. Fue así hasta que Pieter Kruithof encontró MoreApp, una herramienta para realizar formularios digitales. Con MoreApp el proceso de toma de datos es mucho más práctico. Pieter: "Ahora podemos enviar informes con fotos a los clientes".

El departamento de bomberos lleva a cabo más de 3.500 inspecciones de edificios anualmente. Esto implica verificar si se cumplen todas las normas y asesorar sobre la reducción de los riesgos de seguridad (incendios). Los inspectores del departamento de Gestión de Riesgos visitan periódicamente los edificios en función del factor de riesgo. Por ejemplo, una residencia de ancianos o una guardería están en el programa cada 2 años y un edificio de oficinas cada 4 años.

El propio Pieter creó el formulario de inspección con el Generador de Formularios Online. Este formulario se rellena digitalmente con la aplicación, compatible con Android e iOS. El software de MoreApp garantiza que una carta preparada con el informe adjunto se envíe por correo electrónico al regulador del edificio.

Las Fotos dicen más que...

Rob Sloot, inspector, nos explicó cómo rellena un formulario digital de inspección. Para empezar, abre MoreApp en su iPad y busca el formulario digital en cuestión. Después, entra los datos generales y procede a verificar los puntos de riesgo. Si localiza un punto de riesgo, como por ejemplo una puerta cortafuegos que no funciona correctamente, agrega 2 fotos. Una foto de la ubicación exacta de la puerta en el plano del piso y una foto de la misma puerta. Previamente se describen los problemas encontrados pero, sólo con la escritura, no está claro para otros trabajadores lo que quieres decir exactamente. En este caso, las imágenes dicen más que 1.000 palabras.

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Reacciones Positivas

¿Cómo responden los clientes a estos informes digitales? Los clientes están muy contentos con el informe digital que reciben después de rellenar el formulario. Tanto el departamento de bomberos como el cliente ya no imprime nada. El informe con el asesoramiento también se envía por correo. El departamento ahorra 30.000 hojas de papel A4 por año.

El cliente está contento debido a las siguientes razones: recibe el informe más rápido y hay menos discusión ya que el informe es mucho más claro; también debido a las fotos descritas anteriormente. Además, el departamento de gestión de riesgos considera que los puntos de mejora se abordan más rápidamente.

¿Por qué el departamento de bomberos trabaja con un formulario de inspección digital? Puedes hacer mucho más con un formulario digital que con un formulario en papel. La información del cliente y de los objetos es importada, cosa que evita que los inspectores ingresen información ya conocida. La facilidad de uso y la capacidad de crear y administrar formularios son, además de ahorrar tiempo, las mayores ventajas para los empleados del departamento de bomberos.

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