Mobiele werkprocessen in de cloud

Dit artikel is gepubliceerd in het boek Praktijkvisies op Cloud Computing 2 en geschreven door Andy Wusten van Alphaplan en Thom Bokelaar van MoreApp.

Veel mobiele werkers registreren nog altijd handmatig op uiteenlopende locaties en voeren de vergaarde gegevens vervolgens op een later moment in een geautomatiseerd systeem in. Dat moet vandaag anders kunnen. Namelijk met een digitaal platform waarmee digitale formulieren voor mobiele apparaten worden gemaakt. Dit biedt uitkomst. Denk dan aan digitale inspectieformulieren, digitale urenregistratie, digitale enquêteformulieren en digitale werkbonnen.
Een bouwkundig adviesbureau (Alphaplan) en een ICT-leverancier (MoreApp) beschrijven op welke wijze de kwaliteit en efficiency van meer dan 10 duizend jaarlijkse inspecties in het vastgoed te verbeteren zijn. Hiervoor gebruiken ze een flexibele applicatie, met allerlei apps, op basis van cloud computing.

Alphaplan

Alphaplan is een onafhankelijk bouwadviesbureau met circa 65 medewerkers. Jaarlijks voert de organisatie meer dan 10.000 inspecties uit in bestaand vastgoed. Het doel van de inspecties is het vastleggen van de actuele kwaliteit van het vastgoed. Aan de hand van de resultaten maken ze verbeterplannen voor renovatie of groot onderhoud. Alphaplan houdt zich bezig met een breed scala aan inspecties.
Tot 2012 maakte Alphaplan gebruik van standaard software op haar kantoor. Ook alle inspecties legden ze voor die tijd vast op papier. Ze voerden de data handmatig in voor rapporten, overzichten, totaaltellingen en begrotingen. Het registreren van inspectieresultaten en het digitaal overnemen van gegevens voor verschillende toepassingen is inefficiënt en foutgevoelig. Uit ervaring van Alphaplan blijkt dat de standaard software over te weinig flexibiliteit beschikt voor de praktische inzet die ze nodig hebben. Zeker op het gebied van het registreren van inspecties zijn de mogelijkheden zeer beperkt.

Woninginspecties

Een gerichte inspectie is volgens Alhaplan afhankelijk van het type gebouw (woning), de geaardheid van het project en de aanpak die de opdrachtgever wenst om het project uit te laten voeren. Ze beschrijven wat er allemaal komt kijken bij dit proces.

Per opdrachtgever gebruikt Alphaplan verschillende methodieken om de kwaliteit van het vastgoed te inspecteren. Sommige onderzoeken zijn enkel gericht op de bouwtechnische staat van het vastgoed. Andere onderzoeken combineren ze met een asbestinventarisatie, een brandveiligheidstoets of een Bouwbesluittoets.

Uit de volgende voorbeelden blijkt dat Alphaplan meer dan alleen standaard software nodig heeft voor haar inspecties. Enkele inspectiegebieden vergen extra aandacht en detail. Bijvoorbeeld: de exacte locatie van de houtrotschade van een kozijn willen ze gedetailleerd vastleggen door projectspecifieke tekeningen in de inspectielijst te verwerken. Tijdens de proefinspectie moeten ze enkele onderdelen ook nog aanvullen die een dag later in de inspectielijst verwerkt moeten zijn.

MoreApp

MoreApp is de uitkomst voor de specifieke wensen van Alphaplan. Beide bedrijven zijn nu partners na het uitvoeren van een aantal succesvolle pilots. Alphaplan maakt voor de uitvoering van inspecties gebruik van het platform van MoreApp. Het platform waarmee ze zelf digitale formulieren naar wens samenstellen. Ze gebruiken nu ook de branche specifieke kennis om eigen applicaties te maken voor onderzoeken. En ze gaan nog een stap verder. Alphaplan maakt nu ook gespecialiseerde formulieren via het platform van MoreApp voor bedrijven zonder ze zelf te gebruiken. Ook is de Alphaplan app nu te downloaden via de App Store van Apple en de Google Playstore. Later in 2014 ook beschikbaar in de Windows Store. Dit is een bedrijfsspecifieke app met de look en feel van Alphaplan.

Alphaplan en apps in de bouw

Alphaplan houdt zich sinds 1975 bezig met het begeleiden van projecten in de woning- en utiliteitsbouw. Bij veel van de opdrachtgevers is Alphaplan al jaren de vaste adviseur bij de begeleiding van projecten. Als adviesbureau heeft Alphaplan een breed scala aan diensten in huis die ze op een snelle en flexibele wijze inzetten. Alphaplan is de opdrachtgever in alle fasen van het bouwproces van dienst, van de initiatieffase tot de beheerfase.

Innovatie

Alphaplan is continu in ontwikkeling. Dit resulteert in nieuwe diensten, maar ook in verbreding van bestaande diensten. In 2012 is het bureau gecertificeerd voor asbestinventarisatie SC-540 en zijn verschillende medewerkers opgeleid tot Deskundig Inventariseerder Asbest (DIA) en Deskundig Toezichthouder Asbestsanering (DTA).
Met de 3D-laserscanner legt Alphaplan vastgoed snel en zeer nauwkeurig visueel wordt vast. De gescande digitale informatie zetten ze om naar een driedimensionaal model, wat de basis is voor een BIM(Building Information Modeling)-model. Aan dit model koppelt Alphaplan de inspectieresultaten die binnen komen met de Alphaplan apps. Zo staat alle informatie in één model voor alle bouwpartners.

De formulieren van Alphaplan vervangen alle papieren inspecties, opnames en inventarisaties in de bouw. De inspecteurs registreren de gegevens direct met behulp van een smartphone of tablet op locatie. Onderdelen overslaan is niet mogelijk en papieren data is verleden tijd.

Alphaplan heeft inmiddels meer dan dertig specifieke formulieren beschikbaar, te onderscheiden in de volgende categorieën:

Snellere doorlooptijd

De voordelen van digitale formulieren zijn duidelijk volgens Alphaplan. Hieronder enkele praktijk voorbeelden.
Alphaplan maakt een inspectie snel op maat. Afhankelijk van de benodigde koppelingen met de rapportages, de overzichten en de begrotingen neemt dit maar een aantal dagen in beslag.

De terugverdientijd ligt ongeveer bij tien inspecties. Per inspectie werd er voor 2012 vaak meer dan drie uur besteed aan administratieve handelingen om de papieren gegevens digitaal te verwerken. Vorig jaar bleek dat de doorlooptijd van dit gehele proces, van het inspecteren tot de opgestelde rapportage, twee tot vier keer sneller is.

Doordat bepaalde vragen in formulieren verplicht zijn, kan de inspecteur niet eerder de gegevens versturen voordat de verplichte velden zijn ingevuld. Zo worden er nooit meer onderdelen overgeslagen. Daarnaast laat de praktijk de volgende voordelen zien:

Cloud

Het applicatie/cloudplatform van MoreApp bestaat grofweg gezien uit twee delen: een mobiele applicatie en een webapplicatie. Om ervoor te zorgen dat de webapplicatie van MoreApp altijd beschikbaar is en er altijd voldoende servercapaciteit aanwezig is, is er een Cloud-dienst in gebruik. Namelijk de Amazon Elastic Compute Cloud gebruikt. Amazon heeft datacenters over de hele wereld wat er zodat MoreApp overal beschikbaar is. De datacenters zorgen ervoor dat de data van de gebruiker altijd zo dichtbij mogelijk is. Een Europese klant wordt dus bediend door het Europese datacentrum dat voldoet aan alle Europese veiligheidseisen.
Het gebruik van een Cloud-omgeving biedt zowel het ontwikkelteam als de klant een aantal voordelen:

Techniek

De back-end applicatie van MoreApp wordt gemaakt met Java technologie. Dit maakt is het mogelijk om op ieder operating system de applicaties te bouwen. De gebruiker kan zelf de structuur van een formulier bepalen. Hiervoor is MongoDB handig om de data in op te slaan. Doordat MongoDB geen vast schema wordt de data zeer flexibel opgeslagen. De front-end is helemaal los gebouwd van de back-end en is gebaseerd op AngularJS. De communicatie tussen de front- en back-end is op basis van een REST API.

Ontwikkeltechniek

Om de mobiele applicatie geschikt te maken voor de verschillende mobiele telefoons maakt MoreApp gebruik van een framework (PhoneGap) dat het mogelijk om de applicatie één keer te maken en vervolgens uit te rollen naar de verschillende mobiele platformen (Android, iOS, Windows). Om het project te beheren maakt MoreApp gebruik van Atlassian tools.
De softwareontwikkelaars van MoreApp werken via de Scrum methodiek. Dit is een flexibele manier voor het maken van softwareproducten. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte van 2 weken, op een flexibele manier software producten maken.
Om dit proces in te vullen gebruiken de ontwikkelaars JIRA en Confluence voor het vastleggen van informatie voor belanghebbenden. De tools van Atlassian sluiten naadloos aan op de Agile werkmethode van MoreApp. Met JIRA wordt de backlog opgemaakt waar de sprints mee te definiëren zijn. De tools van Atlassian zijn erg goed met elkaar geïntegreerd zo is het grote geheel makkelijk bij te houden.

Nabije toekomst

Steeds meer partijen werken in een BIM-proces. BIM biedt de mogelijkheid om informatie aan 3D-modellen toe te kennen. Een tekening bestaat dan niet meer uit lijntjes, maar uit virtuele bouwdelen. Daarnaast leeft het koppelen van vastgoedinformatie aan verschillende systemen al geruime tijd bij woningbouwcorporaties. Met wisselende successen. Alphaplan richt zich nu op het koppelen van informatie, geregistreerd met de inspectie apps, rechtstreeks aan het BIM-model. De woningcartotheek is op deze manier na iedere inspectie up-to-date en gekoppeld aan de geometrie van de bouwdelen.

Lessons learned

Ga vandaag nog digitaal!

MoreApp 2013 - 2017
EN / ES / DE / NL